1. 두문

① 발신 기관명 : 기관명의 허용 길이는 최소 60∼80mm 이내이어야 하고 중앙에 배치한다.

② 문서 번호 : 기관 번호 - 기관의 과 또는 담당관의 약칭으로 정한다.

문서분류번호 - 기능별 10진법에 따라 분류한다.

문서등록번호 - 연도별 일련 번호 형식으로 기입한다. (예, 고성고 2002-37)

③ 시행 일자 : 문서가 작성된 년, 월, 일 기재 - 년, 월, 일이라는 글자 대신 마침표를 사용

(예, : 2000. 12. 1.)

④ 수신란 : 수신 - 수신 기관장의 명칭을 기재(예, ○○고등학교장)

    수신 기관이 2곳 이상일 때는 ′수신′ 다음에 ′수신처 참조′라고 입력하고 결문의 발신

    명의란 다음 줄에 ′수신처′라고 표기한 후 수신 기관 명을 입력한다.

    참조 - 수신 기관에서 당해 문서를 처리할 자의 직위 기입(예, 교육정보부장)

2. 본문

① 제목 - 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시한다.

② 내용 - 문서가 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다.

항목 구분 - 첫째 항목 - 1. 2. 3. ......첫째 항목 부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작

둘째 항목 - 가. 나. 다. ......

셋째 항목 - (1) (2) (3) ......

넷째 항목 - (가) (나) (다) ......

다섯째 항목 - 1) 2) 3) ......

여섯째 항목 - 가) 나) 다) ......

③ 첨부 - 문서 뒤에 추가될 별도의 내용이 있을 때 기재한다.

첨부 물이 두 가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시한다.

             예, 첨부 1. 교육 시간표 1부.

                        2. 신청서 1부. 끝.

3. 문서의 수정

① 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우 : 원안의 글자를 알 수 있도록 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고 삭제 또는 수정한 자가 서명 또는 날인한다.

② 중요한 내용을 삭제 또는 수정하는 경우 : 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.

③ 시행문을 정정한 경우 : 문서의 여백에 정정한 글자수를 표시하고 관인을 찍는다.

④ 전자 문서의 경우 : 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행한다.

   수정 전의 전자 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에 이를 보존하여야 한다.