근래 외국기업이 한국에 많이 진출하고 회사에서도 직원의 어학활용능력등을 확인하기 위해 영문으로 이력서나 자기소개서를 받는 경우가 많습니다.
보통 영문으로 이력서나 자기소개서를 제출하는 경우에는 단순히 한글본을 번역하여 제출하는경우도 있지만(즉, 형식은 국문과 같이) 정석은 cover letter와 resume를 제출하는 것이 정석입니다.
여기서 굳이 분류를 하자면 cover letter는 국문의 자기소개서에 해당하고 resume는 이력서에 해당합니다.
그러면 다소 생소한 cover letter에 대해 알아보겠습니다.
<Cover Letter 란?>
외국인 회사라면 영문이력서 작성시 반드시 동봉해야 하는 것이 바로 Cover Letter입니다.
실제로 외국 기업에서는 채용담당자가 이력서에 앞서 Cover Letter를 읽게 되므로 이 Cover
Letter에 이력서를 읽을 것인가의 여부가 달려 있다고 해도 과언이 아닙니다.
내가 왜 이력서를 보내는지, 당신이 왜 이 이력서를 읽어야만 하는지를 설득력 있게 설명하고 나에 대한 호기심을 자극시켜야 합니다.
Cover Letter는 자기소개서와 거의 같은 뜻으로 이해될 수도 있으나 내용 면에서 약간의 차이를 보입니다. 물론 이력서 상에 나타낼 수 없는 성격이나 장점, 능력 등에 대해 기술하기는 하지만 자기소개서처럼 일신상의 이야기나 가족구성원, 자라온 환경 등의 이야기를 하는 것은 아닙니다. 단지 자신의 능력과 일에 대한 관심, 동기, 가지고 있는 자격 등을 언급하는 것이 좋습니다.
<Cover Letter의 구성>
Cover Letter의 구성 공식은 Business Letter의 형식을 취합니다.
자신의 이름과 주소, 연락처와 수신인의 이름, 주소, 연락처, 날짜 등을 상단에 기입하고 편지의 맨 마지막에 자신의 이름과 사인을 합니다. 내용은 수신인, 서두, 본론, 맺음말로 전개시키고 길이는 A4용지로 한 장이 적당합니다. 단락과 단락 사이에는 한 줄을 비워두고 단어는 정중하고 전문적이며 공식적인 단어를 선택하는 것이 좋습니다.
① 수신인
수신인은 "To whom it may concern(관계자 귀하)"라고만 하는 것보다 수신인의 이름, 즉 지원회사의 인사담당자나 총무부 등 이력서를 심사하는 사람의 이름을 파악하여 수신인으로 보내는 것이 좋습니다. 파악이 어렵다면 회사에 전화를 걸어서 확인해도 상관없습니다. 이름을 알고 모르는 것이 무슨 차이가 있을까 하는 생각이 들겠지만 알고자 하는 노력 자체로 자신이 그 회사에 얼마나 관심을 가지고 있는가에 대한 반증이 되기 때문에 사소한 점이지만 중요한 의미를 가질 수 있기 때문입니다. 이름과 직책을 정확히 확인하고 스펠링도 확인하여 오자가 나오지 않도록 합니다.
② 서두
첫 문장에는 자신이 지원하고자 하는 분야와 언제, 어떤 매체를 통해 그 구인공고를 접했는지를 밝힙니다. 혹시 그 회사에 지인이 있다면 지인의 이름을 언급해도 상관없고, 지원회사에 대해 알고 있는 바를 간단히 써도 좋습니다.
③ 본론
이력서에 첨부된 사항을 언급하면서 지원하는 분야에 맞는 자신의 자질에 대해서 기술합니다. 방법은 정형화된 것이 없으나 먼저 지원회사에서 원하는 자격요건에 대해 언급하고 그 요건에 맞는 자신의 자격을 나열하는 것이 바람직합니다. 간단하게 자신의 경력을 쓰는 것도 좋습니다.
④ 맺음말
일반 편지와 같이 감사말로 끝맺고 자신의 연락처를 한번 더 명기합니다. 면접일정에 관한 사항이나 이력서를 보낸 후 어떻게 할 것인지, 예를 들어 언제까지 결과를 연락이 없으면 언제 연락을 하겠다는 것을 밝히는 것도 좋습니다.
<Cover Letter주의사항>
커버 레터 양식은 주로, 본문은 4개 단락 이내로 매듭을 짓고 서두, 본론, 마무리 3부분으로 나누어 내용을 전개시키는 것이 가장 전형적입니다. 완벽한 커버레터 작성을 위해 다음과 같은 원칙은 반드시 지켜야 합니다.
① 커버 레터는 특정인에게 보내는 것이어야 한다.
기업체에서 받는 서신은 굉장히 다양하고 많습니다. 그런데 커버레터에 수신인을 "관계자에게(To whom it may concern)" 라고만 한다면 결례입니다. 커버레터에는 수신인을, 가능하면 인사 담당자 이름이나 아니면 최소한 ′인사담당부서(Department of Human Resources)′ 또는 ′인사 담당자(Personnel manager)로 명기해야 합니다.
② 실수를 최소화 한다.
아무리 잘된 커버레터라도 인사 담당자의 이름을 오기(misspell)하거나, 잘못된 직함을 쓴다면 눈밖에 날 수 밖에 없습니다. 커버 레터 작성을 완료한 후에는 기본적인 기재사항에 오류가 없는지 틀린 철자는 없는지 반드시 확인하도록 합니다.
③ 자신만의 개성이 묻어 나오도록 작성한다.
수많은 Resume와 Cover Letter를 읽는 인사담당자들은 참고도서 자료에서 발췌된 정형화된 문장을 의외로 쉽게 발견해 냅니다. 이렇게 무성의하게 작성된 커버 레터를 읽는 인사 담당자가 Resume를 건성으로 읽는 것은 당연한 일입니다. 커버레터가 자신의 신상에 대한 소개라면 거기에 담겨야 할 내용도 비록 다소 서투른 부분이 있을지라도 자신만의 것이어야 합니다.
④ 자신의 경력과 능력에 초점을 맞춘다.
이를 위해 우선 자신의 Cover Letter를 목표하고 있는 기업에 알맞은 능력과 경험을 제시하는 것이 좋습니다.
⑤ 포맷과 외양이 보기 좋게 작성한다.
인사 담당자들은 이미 채용 부문에 있어서는 전문가들이라 사회 초년생이 낸 Resume나 Cover Letter라고 해서 대충 넘어가고 이해해 주지 않습니다. 따라서 Resume와 Cover Letter를 넣은 봉투에서부터 용지의 사이즈에 이르기까지 외형적인 면과, 두 서류의 format에 이르기까지 반듯한 인상을 주도록 노력해야 합니다.
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